Crear Registros
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Biblioteca, sub-módulo Archivos.
De clic sobre la carpeta Registros, seleccione el Área o Gerencia y luego la Subárea o Superintendencia donde desea crear el registro.
De clic en el botón Nuevo registro (icono con forma de más) ubicado sobre el listado de carpetas para agregar un registro. En la ventana que se despliega ingrésela la información solicitada.
Finalmente, haga clic en Crear.
Adjuntar archivo a un registro
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Biblioteca, sub-módulo Archivos.
Puede buscar el registro al cual desea adjuntar el archivo, usando el buscador o navegando el panel de la izquierda.
Una vez encontrado el registro, marque la casilla correspondiente y haga clic derecho sobre el mismo.
En el cuadro que se despliega seleccione la opción Adjuntar archivo, se abrirá una ventana donde podrá seleccionar el archivo que desea asociar.
Para los casos en que ya hay un archivo adjunto, de clic en el link azul Modificar y suba el archivo correspondiente. Tenga en cuenta que el nuevo archivo reemplazará el que se encuentra previamente asociado.
El cambio de un archivo genera automáticamente un cambio de versión del registro.
Editar un registro
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Biblioteca, sub-módulo Archivos.
Puede buscar el registro que desea editar, usando el buscador o navegando en el panel de la izquierda.
Una vez encontrado el registro, marque la casilla correspondiente y haga clic derecho sobre el mismo.
En el cuadro que se despliega seleccione la opción Editar registro, se abrirá una ventana donde podrá modificar los datos del registro.
Al finalizar la edición, de clic en Aceptar para guardar los cambios.
Permisos de un registro
Es posible acceder a los permisos de acceso de un registro, para esto ingrese al ambiente Integrado, módulo Biblioteca, sub-módulo Archivos.
Puede buscar el registro al que desea editar los permisos, usando el buscador o navegando en el panel de la izquierda.
Una vez encontrado el registro, marque la casilla correspondiente y haga clic derecho sobre el mismo.
En el cuadro que se despliega seleccione la opción Permisos, se abrirá una ventana donde podrá modificar los permisos de acceso al registros, contará con tres opciones:
- Publico: Todos pueden descargar y ver los detalles del registro.
- Privado: Solo usuarios con altos privilegios pueden descargar y ver los detalles del registro.
- Por cargos: Solo usuarios con cargos en la gestión documental y Administradores Antirion pueden descargar y ver los detalles del registro.
En caso de elegir la opción Por cargos, podrá agregar en el cuadro que se visualiza los cargos documentales correspondientes, dando clic en Agregar cargos botón que se encuentra en la parte inferior.
Se desplegará un segundo cuadro donde podrá elegir los cargos dando clic sobre ellos.
Finalmente de clic en Aceptar para confirmar la opción seleccionada.
Descargar un registro
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Biblioteca, sub-módulo Archivos.
Puede buscar el registro que desea descargar, usando el buscador o navegando en el panel de la izquierda.
Una vez encontrado el registro, marque la casilla correspondiente y de clic en el botón Más, que se encuentra en la parte superior de la pantalla, o haga clic derecho sobre el documento.
En el cuadro que se despliega seleccione la opción Descargar, el registro se descargará automáticamente.
Tenga en cuenta que solo podrá descargar Registros que cuenten con archivos adjuntos asociados.