En esta sección podrá encontrar información que le permitirá crear los Niveles, Subniveles y los Tipo de Documentos que componen la estructura documental inicial de su Organización.
Niveles
Desde el panel de navegación a la izquierda de la pantalla, es posible visualizar distintas unidades organizadas en áreas, gerencias o procesos según la necesidad del usuario.
La Plataforma permite la creación de hasta 2 niveles que incluirán sus siglas en la codificación de un documento.
- Ejemplo: Sí se crearon las áreas principales de Gerencia Mina (Sigla GM otorgada por el usuario) y Gerencia Planta (GP), los documentos comenzarán su codificación con la Sigla GM o GP según donde se sitúen.
si por el contrario, cada uno de estos niveles posee otras unidades, cada documento tendrá 2 codificaciones antes de nombre.
- Ejemplo: Si de Gerencia Mina (GM) se desprenden los subniveles Mina Norte (MN) y Mina Sur (MS), los documentos comenzarán su codificación con GM-MN ó GM-MS según corresponda.
Creación de Niveles
Para crear los niveles de su estructura documental, primero debe ingresar al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Sitúese en el panel de la izquierda de la pantalla donde se indica el nombre Documentos, al dar click en la flecha frente al mismo, seleccione la opción Agregar primer nivel.
Se desplegará una ventana donde podrá ingresar la Sigla y el Nombre del Nivel.
Para confirmar los cambios debe seleccionar la opción Agregar.
Creación de Subniveles
Para crear los subniveles de su estructura documental, primero debe ingresar al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Sitúese en el panel de la izquierda de la pantalla donde se indica el nombre Documentos, seleccione el nivel correspondiente, al dar click en la flecha que aparece frente al mismo, se desplegará un cuadro donde podrá elegir la opción Agregar subnivel.
Tras esto, visualizará una ventana donde podrá ingresar la Sigla y Nombre del Subnivel.
Para confirmar los cambios debe seleccionar la opción Agregar.
Editar Niveles y Subniveles
Podrá editar los nombres de Niveles o Subniveles, después de creados los mismos, para esto primero debe ingresar al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Sitúese en el panel de la izquierda de la pantalla donde se indica el nombre Documentos, seleccione el nivel o subnivel correspondiente, al dar click en la flecha que aparece frente al nombre del mismo, se desplegará un cuadro donde podrá elegir la opción Editar nivel o Editar sub nivel, según corresponda.
Tras esto visualizará una ventana donde podrá Editar la Sigla y el Nombre del Nivel o Subnivel.
Para confirmar los cambios realizados, debe seleccionar la opción Agregar.
Tipos de Documento
La Plataforma dispone de 2 grandes tipos de documentos que pueden ser creados y administrados por los usuarios, llamados Documentos Principales y Subdocumentos.
Los Documentos Principales denotan un marco regulatorio general y no otorgan grados de libertad como por ejemplo los Reglamentos y Protocolos. Por el contrario, los Subdocumentos nacen a partir de un documento principal y otorgan mayor grado de libertad, como el caso de los Procedimientos, Instructivos y Estándares.
Agregar tipo de documento: Documentos Principales
Para poder visualizar el submódulo Administración, debe contar con los permisos necesarios, contacte a su Administrador Antirion para más información.
Para agregar un Documento Principal, primero debe ingresar al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración opción Tipos de Documentos.
Seleccione el botón rojo +Nuevo documento principal que se visualiza en la parte superior derecha de la pantalla, se desplegará una ventana donde debe escribir la Sigla, el Nombre en Singular y el Nombre en Plural del documento.
En el recuadro identificado como Índice del documento, puede generar la estructura del documento.
Para cambiar el orden en que se visualiza un índice arrástrelo a la posición deseada, si desea eliminar dicho ítem, seleccione la opción Eliminar (Icono en forma de basurero) que aparece frente al nombre.
Seleccione el botón rojo +Nuevo documento principal que se visualiza en la parte superior derecha de la pantalla, se desplegará una ventana donde debe escribir la Sigla, el Nombre en Singular y el Nombre en Plural del documento.
En el recuadro identificado como Índice del documento, puede generar la estructura del documento.
Para cambiar el orden en que se visualiza un índice arrástrelo a la posición deseada, si desea eliminar dicho ítem, seleccione la opción Eliminar (Icono en forma de basurero) que aparece frente al nombre.
En el Índice del documento, se dispone de un ítem de Responsabilidades, este apartado incluirá la información que haya sido cargada en el panel de Cargos Documentales de acuerdo a los cargos que se seleccionen de manera automática (el artículo de Cargos será explicado en la sección Responsabilidades). Por tanto no es recomendable su eliminación o de lo contrario esta acción se deberá realizar de forma manual
Los numerales Responsabilidades, Registros, Referencias y Anexos, incluyen herramientas automáticas que, sí se eliminan, no podrán ser recuperadas.
Para confirmar los cambios realizados, es necesario hacer clic en Guardar, de lo contrario seleccione la opción Cerrar.
Todos los Documentos Principales creados, serán replicados en cada uno de los Subniveles que se dispongan dentro de la estructura documental de la organización.
Editar tipo de documento: Documentos Principales
Para poder visualizar el submódulo Administración, debe contar con los permisos necesarios, contacte a su Administrador Antirion para más información.
Para editar un Documento Principal, primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración opción Tipos de Documentos.
En el panel Administración encontrará los Documentos Principales y Subdocumentos creados. Busque el Documento Principal que desea editar y haga clic en la opción Editar (Icono en forma de lapíz), que se visualiza frente al nombre del documento.
Se desplegará una ventana en donde podrá editar los datos básicos a excepción de la sigla del documento.
También puede editar los nombre de los númerales del índice del documento, para ello solo debe posar el mouse sobre el numeral que desea editar y seleccionar la opción Editar (Icono en forma de lapíz), que visualiza frente al nombre del ítem.
Una vez realizados los cambios haga clic en Guardar para confirmar la acción.
A raíz de esto, se desplegará una nueva ventana con 2 opciones:
- Que los cambios realizados afecten sólo a los documentos nuevos.
- Que los cambios realizados afecten todos los documentos (Documentos nuevos y ya creados que se encuentren en edición.
Cualquiera de estas opciones no incluyen a aquellos documentos que ya cuentan con una versión.
Para confirmar los cambios haga clic en Aplicar cambios, de lo contrario Cerrar. La opción Volver lo redirigirá a la ventana anterior de edición.
Eliminar tipo de documento: Documentos Principales
Para poder visualizar el submódulo Administración, debe contar con los permisos necesarios, contacte a su Administrador Antirion para más información.
Para eliminar un Documento Principal, primero debe ingresar al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración opción Tipos de Documentos.
Busque en el listado el Documento Principal que desea eliminar, y seleccione la opción Eliminar (Icono con forma de basurero), que se visualiza frente al nombre del documento.
Es posible realizar esta acción, siempre y cuando aún no se hayan creado documentos del tipo que quiere eliminar, pues esta eliminación significaría que todos los documentos asociado sean descartados del sistema.
De todas formas si éste es el caso, se desplegará un mensaje en la parte inferior izquierda de la pantalla indicando que no es posible la eliminación porque existen documentos asociados.
Agregar tipo de documento: Subdocumentos
Para poder visualizar el submódulo Administración, debe contar con los permisos necesarios, contacte a su Administrador Antirion para más información.
Para agregar un Subdocumento, primero debe ingresar al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración opción Tipos de Documentos.
Posicione el mouse sobre el Documento Principal correspondiente, lo que le permitirá visualizar un grupo de iconos frente al nombre del documento.
Seleccione la opción Agregar subdocumento (icono más) , se desplegará una ventana donde debe escribir la Sigla, el Nombre en Singular y el Nombre en Plural del documento.
En el recuadro identificado como Índice del documento, puede generar la estructura del documento.
Para cambiar el orden en que se visualiza un índice arrástrelo a la posición deseada, si desea eliminar dicho ítem, seleccione la opción Eliminar (Icono en forma de basurero) que aparece frente al nombre.
Para confirmar los cambios realizados, es necesario hacer clic en Guardar, de lo contrario seleccione la opción Cerrar.
Todos los Subdocumentos creados, serán replicados en cada uno de los Documentos Principales que se dispongan dentro de la estructura documental de la organización.
Editar tipo de documento: Subdocumentos
Para poder visualizar el submódulo Administración, debe contar con los permisos necesarios, contacte a su Administrador Antirion para más información.
Para editar un Subdocumento, primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración opción Tipos de Documentos.
En el panel Administración encontrará los Documentos Principales y Subdocumentos creados. Busque el Subdocumento que desea editar y haga clic en la opción Editar (Icono en forma de lapíz), que se visualiza frente al nombre del documento.
Se desplegará una ventana en donde podrá editar los datos básicos a excepción de la sigla del documento.
También puede editar los nombre de los númerales del índice del documento, para ello solo debe posar el mouse sobre el numeral que desea editar y seleccionar la opción Editar (Icono en forma de lapíz), que visualiza frente al nombre del ítem.
Una vez realizados los cambios haga clic en Guardar para confirmar la acción.
A raíz de esto, se desplegará una nueva ventana con 2 opciones:
- Que los cambios realizados afecten sólo a los documentos nuevos.
- Que los cambios realizados afecten todos los documentos (Documentos nuevos y ya creados que se encuentren en edición.
Cualquiera de estas opciones no incluyen a aquellos documentos que ya cuentan con una versión.
Para confirmar los cambios haga clic en Aplicar cambios, de lo contrario Cerrar. La opción Volver lo redirigirá a la ventana anterior de edición.
Eliminar tipo de documento: Subdocumentos
Para poder visualizar el submódulo Administración, debe contar con los permisos necesarios, contacte a su Administrador Antirion para más información.
Para eliminar un Subdocumento, primero debe ingresar al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración opción Tipos de Documentos.
Busque en el listado el Subdocumento que desea eliminar, y seleccione la opción Eliminar (Icono con forma de basurero), que se visualiza frente al nombre del documento.
Es posible realizar esta acción, siempre y cuando aún no se hayan creado documentos del tipo que quiere eliminar, pues esta eliminación significaría que todos los documentos asociado sean descartados del sistema.
De todas formas si éste es el caso, se desplegará un mensaje en la parte inferior izquierda de la pantalla indicando que no es posible la eliminación porque existen documentos asociados.