Responsabilidades
El término responsables, hace referencia al rol que tendrá una o más personas en el proceso de creación de un documento. En la Plataforma Antirion disponemos de 3 tipos de responsables: Elaboradores, Revisores y Autorizadores. Una vez que un documento finaliza su edición con la autorización, se publica y versiona.
Ver los responsables de un documento
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Busque el documento del que desea ver los responsables, puede hacer esto navegando el menu lateral o usando el buscador, haga clic derecho sobre el mismo. En el cuadro que se despliega, elija la opción Ver responsables.
En el listado de la derecha, bajo el título del documento se desplegarán todos los responsables asociados al documento, desde este listado podrá visualizarlos y eliminarlos en caso que lo necesite.
También puede hacer doble clic sobre el documento al que desea ver los responsables.
Si usted no tiene la opción de ver responsables, por favor verifique con un Administrador Antirion su privilegios en la plataforma.
Asignar responsables a un documento
Para asignar responsable a un documento ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Marque el o los documentos que desea gestionar mediante la casilla situada en la parte izquierda de cada uno, puede buscarlos usando el buscador o el menú lateral, aparecerá en la parte superior distintos botones, haga clic en el botón Asignar responsable (Icono con forma de persona) o en el botónMás seleccionando la opción Asignar responsable.
Cualquiera de las 2 alternativas desplegará el mismo recuadro, donde podrá seleccionar desde la lista desplegable el usuario que quiera asociar como responsable del documento y determinar el rol que dispondrá (elaborador, revisor, autorizador). Puede asignar tantos usuarios desee para cada rol, pero para esto deberá realizar la misma acción por cada usuario diferente.
Para la asignación de elaboradores o revisores en documentos principales, deberá decidir si la asignación se heredará hacia los subdocumentos asociados o no.
Si su elección es sí, significa que el elaborador automáticamente pasará a ser revisor de los subdocumentos y el revisor, autorizador de éstos. En caso contrario, deberá asignar las responsabilidades sobre los subdocumentos de forma manual con la herramienta de Asignar Responsable.
Si alguno de los usuarios asignados no dispone de un cargo documental, el sistema lo alertará y desplegará la opción para asignar un cargo dentro de los que fueron agregados en el listado de Cargos Documentales, sólo si dispone de un cargo se puede tener alguna responsabilidad sobre el documento
Una vez que esté seguro de todas las opciones elegidas haga clic en Asignar Usuario para confirmar la asignación, se desplegará una mensaje .
Consideraciones:
Recuerde que un usuario sólo puede tener una sola responsabilidad por documento a la vez.
En caso que el usuario que quiere destinar ya tenga otro rol, entonces este perderá el antiguo y el nuevo será asignado, es decir, si yo soy elaborador de un documento y quiero ser revisor, en primer lugar me debo asegurar de que haya al menos una persona asignada como revisor para cambiar de estado, posteriormente debo ser eliminado como elaborador del documento (rol antiguo) y ser asignado como revisor (nuevo rol). Además puede asignar cuantos usuarios requiera a un mismo documento, sin embargo, la acción de cambio de estado de creación de un documento basta con que sea realizada, por un sólo usuario para que se refleje en el ciclo de la creación.
Eliminar los responsables de un documento
Para eliminar un responsable, primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Ubique el documento del que desea eliminar los responsables, puede hacer esto usando el buscador o el menú lateral, haga clic derecho sobre el mismo y luego seleccione la opción Ver Responsables, o haga doble clic directamente sobre el documento.
Con ambas opciones se desplegará un recuadro que hará visibles los responsables asignados a un documento y una cruz sobre cada nombre, con lo cual se puede eliminar un responsable.
Al hacer clic sobre la X se desplegará un nuevo cuadro para confirmar la acción. En el caso de los documentos padres, se consultará sobre si se desea o no mantener la asignación de los usuarios en subdocumentos con responsabilidades heredadas. Esto significa que se podría eliminar la responsabilidad del documento principal pero del subdocumento ó eliminarla de todos los relacionados.
Además de seleccionar si se quiere eliminar al responsable de los subdocumentos asociados, se debe confirmar la acción de eliminación del usuario marcando la casilla del costado izquierdo del mensaje. Para finalizar, hacer clic en Eliminar Responsable o por el contrario cancelar la acción.
Si usted no tiene la opción de eliminar responsables, por favor verifique con un Administrador Antirion los privilegios que posee en la plataforma.
Buscar todos los documentos donde un usuario es responsable
Primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
En el buscador escriba el nombre del usuario del que desea ver las responsabilidades. Haga clic sobre el nombre del usuario y automáticamente se listaran todos los documentos donde el usuario es responsable, ya sea como elaborador, revisor o autorizador.
Eliminar y reasignar las asignaciones como responsable de un usuario
- Eliminar asignaciones
- Reasignar usuarios
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Marque el o los documentos desde el buscador o desde el menú lateral y selecciones los documentos marcando las casillas.
De clic en Asignar Responsables (ícono de usuario), pestaña Reasignar.
Se desplegará un recuadro con todos los usuarios involucrados en los elementos seleccionados junto a un listado en el que se indica en cuántos documentos está participando y con qué rol.
Elija la opción eliminar asignación (ícono con forma de X), se desplegará en pantalla un mensaje de confirmación de asignación.
Esta opción elimina la responsabilidad de un usuario y queda libre para ser asignada a otro usuario.
Para confirmar la opción se debe hacer clic en Aceptar, de lo contrario Cancelar.
Ingrese al módulo Docs, submódulo Documentos.
Marque el o los documentos desde el buscador o desde el menú lateral y selecciones los documentos marcando las casillas.
De clic en Responsables (ícono de usuario), pestaña Reasignar.
Se desplegará un recuadro con todos los usuarios involucrados en los elementos seleccionados junto a un listado en el que se indica en cuántos documentos está participando y con qué rol.
Al elegir la opción Re-Asignar se desplegará un recuadro de búsqueda de usuarios a los que les podrá asignar la responsabilidad de un determinado usuario, eliminandose este último.
Para confirmar la opción se debe hacer clic en Aceptar, de lo contrario Cancelar.
Cargos Documentales
El término Cargos Documentales hace referencia a las responsabilidades que tiene un cargo sobre la gestión en terreno de un determinado documento, por ejemplo, un determinado gerente o Administrador debe asegurarse de brindar los recursos necesarios a la gente que lleva a cabo una tarea, o el Supervisor debe asegurarse de que se cumpla un procedimiento, etc.
Los usuarios requieren de un cargo documetal para poder utilizar el Sistema de Gestión Documental, si a un usuario se le asigna un rol y no dispone de un cargo, el sistema lo advertirá con un mensaje para que pueda asociarlo.
Agregar Cargos documentales
Primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración, opción Cargos Documentales.
En el listado se mostrarán los cargos actuales en el sistema. Para agregar uno nuevo, haga clic en agregar cargo documental (ícono con forma de +) que se encuentra en la sección superior a la derecha:
Acto seguido se desplegará una ventana donde deberá ingresar el nombre y las responsabilidades del cargo, en la misma ventana se encuentra una segunda pestaña que indica Usuarios asignados, aquí usted podrá asignar todos los usuarios que dispone la Plataforma según el cargo que desee.
Una vez completado los datos haga clic en Guardar.
Editar un cargo
Para Editar un cargo, primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración, opción Cargos Documentales.
Busque en el listado el cargo documental que quiere editar, luego haga clic en Editar (icono con forma de lapíz). Realice los cambios pertinentes y una vez que esté listo haga clic en Actualizar.
Eliminar un cargo
Para eliminar un cargo, primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Configuración, opción Cargos Documentales.
Busque en el listado el cargo documental que quiere eliminar y seleccione la opción Eliminar (Icono con forma de basurero). Si está de acuerdo con la eliminación haga clic en Aceptar.
Es importante tener en cuenta de que solo puede eliminar un cargo que no tenga usuarios asignado.
Ordenar el listado de cargos
Existen dos maneras de ordenar el listado de cargos documentales:
- Alfabético: Los cargo serán ordenados automáticamente de acuerdo al nombre.
- Posición: Los cargos serán ordenados manualmente de acuerdo a su posición dentro del listado, es decir, el administrador debe asignarles un orden de mayor a menor importancia.
En ambos casos este orden se verá reflejado en los cargos asignados a un documento en el punto 2 al momento de elaborarlo.
El cambio en el orden de los cargos debe ser solicitado a soporte. (soporte@antirion.cl)