Crear Documentos
Crear un nuevo documento
Para realizar las acciones referidas en este instructivo, usted debe contar con los privilegios necesarios sobre el documento. Para más información contacte a un Administrador Antirion.
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Antes de agregar un Subdocumento, se debe agregar un Documento principal siguiendo las mismas indicaciones que se detallarán a continuación.
- Agregar Documento Principal
- Agregar Subdocumento
- Seleccione del menú lateral de la izquierda el Nivel donde quiere crear el nuevo documento.
- Elija la carpeta del tipo de documento principal donde se agregará dicho documento.
- Haga clic en el botón Más y seleccione la opción agregar ó directamente desde el botón + en la parte superior izquierda de la pantalla.
- Se desplegará una ventana donde se deberán ingresar el nombre del documento y los cargos documentos que serán anexados automáticamente en la sección Responsabilidades.
- Finalmente de clic en Crear.
- Seleccione del menú lateral de la izquierda el Nivel donde quiere crear el nuevo documento.
- Elija la carpeta del tipo de documento principal, se desplegarán las carpetas de subdocumentos agregadas en el panel de Administración, seleccione la carpeta correspondiente.
- Haga clic en el botón Más y seleccione la opción agregar ó directamente desde el botón + en la parte superior izquierda de la pantalla.
- Se desplegará una ventana donde se deberán ingresar el nombre del documento y determinar si dicho documento pertenece al mandante o a un contratista.
- Seleccione si desea asociar los responsables del documento principal al subdocumento a crear.
- Finalmente de clic en Crear.
Mover un documento
Para realizar las acciones referidas en este instructivo, usted debe contar con los privilegios necesarios sobre el documento. Para más información contacte a un Administrador Antirion.
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Marque él o los documentos que desea mover, puede buscarlos a través de la navegación por el menú lateral de la izquierda.
Luego de seleccionar la casilla del documento, se desplegará un grupo de botones en la parte superior izquierda de la pantalla, puede seleccionar la opción Más y en la cuadro que se despliega elegir la opción Mover, o bien seleccionar directamente la opción Mover (Icono con flechas cruzadas)
Una vez seleccionada esta herramienta, se desplegará una ventana que indicará las opciones disponibles para mover un documento de acuerdo a su categoría.
- Documentos Principales
- Subdocumentos
Para este caso, aparecerán todos los niveles del mapa de la organización donde se puede mover el documento.
Seleccione el nivel correspondiente y deje marcada la opción Eliminar responsable, si desea eliminar los responsables, de lo contrario desmarque dicha casilla.
Finalmente de clic en Confirmar.
En este caso, aparecerán todas las carpetas de documentos padres dónde se podrían mover.
Seleccione la carpeta correspondiente y deje marcada la opción Eliminar responsable, si desea eliminar los responsables, de lo contrario desmarque dicha casilla.
Finalmente de clic en Confirmar.
Para corroborar la acción puede ingresar a la nueva ruta donde movió el documento o bien, buscar el documento y comprobar su ubicación.
Cambiar el estado de un documento
Para poder realizar las acciones de este instructivo usted debe contar con los permisos correspondientes sobre dicho documento, contacte a su Administrador Antirion para más información.
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Marque el documento que desea gestionar, tras la selección, se habilitarán distintas opciones en la parte superior izquierda de la pantalla, el cambio de estado, se puede realizar desde el botón Más, opción Cambiar estado ó directamente desde la función Cambiar estado (icono con forma de flechas rotativas).
Se desplegará una ventana bajo el botón de cambios de estado con las opciones disponibles. Por ejemplo,
- Un documento en elaboración, solo puede cambiar al estado siguiente que es revisión
- Un documento en revisión, puede cambiar a por autorizar o a su etapa previa en elaboración.
- Un documento en etapa Por autorizar, puede ser publicado o bien enviado nuevamente al estado anterior de revisión con comentarios adjuntos.
- Cambiar a Estado siguiente
- Devolver a Estado anterior
Seleccione la opción de cambio correspondiente.
Se desplegará una ventana donde podrá ingresar los comentarios correspondientes para que sean vistos por los responsables y hagan las correcciones.
Para confirmar los cambios, haga clic en el botón Actualizar.
Se debe tener en cuenta que el cambio de estado tiene como consecuencia que la gestión del documento pasará a manos de los responsables asociados al nuevo estado del documento.
Siempre que se quiera cambiar de estado un documento, deben haber responsables asociados, de lo contrario el sistema no permitirá el cambio.
Consideraciones
Si al intentar realizar el cambio de estado de un documento le aparece un error, verifique:
- Que haya responsables asociados al estado al que desea cambiar el documento.
- Que posea los permisos necesarios para realizar esta acción, para este caso, deberá confirmar sus privilegios con un Administrador Antirion.
Editar un documento
Para realizar las acciones referidas en este instructivo, usted debe contar con los privilegios necesarios sobre el documento. Para más información contacte a un Administrador Antirion.
Para editar un documentos primero ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Busque el documento que desea editar, contará con 2 alternativas para ingresar a la ventana de edición.
Puede hacer clic derecho sobre el documento y elegir la opción Editar, ó bien puede marcar el documento con la ayuda del checkbox y dirigirse al botón Más en la parte superior izquierda de la pantalla como lo muestran las imágenes y luego seleccionar la opción de Editar.
Con ambas opciones se desplegará una ventana de edición que contendrá alternativas para agregar contenido de texto, imagen, viñetas, etc.
Esta función le permite guardar el contenido editado del documento.
Use esta opción para copiar y pegar cajas de contenido.
Al seleccionar este icono, se recarga el contenido del documento.
La bitácora de modificaciones, le permite ingresar texto que será incorporado en la bitácora del documento.
Esta función le permitirá finalizar la edición, completar la bitácora y cambiar el estado del documento.
Use esta función para descargar el borrador del documento en formato pdf.
Esta función le permitirá ver el historial de las modificaciones realizadas al documento.
Al seleccionar este icono podrá ver los responsables y sus roles correspondientes.
El contenido de texto para cada documento se agrega desde la opción en azul + Agregar en que aparece en cada apartado.
Para insertar puntos aparte (párrafos), se debe volver a presionar + Agregar en y generar una nueva caja de contenido, de lo contrario, si se hace en una misma sección y se guarda, el sistema lo hará visible sin espaciado.
Al seleccionar la opción + Agregar en se desplegará un grupo de iconos, seleccione cada función dependiendo del formato que desea agregar.
Al seleccionar esta opción se habilitará una caja de contenido, donde podrá ingresar texto.
Seleccionando esta función le permitirá el uso de viñetas.
Si desea usar viñetas númericas, use esta función.
Esta función permite el uso de viñetas alfabéticas.
Al seleccionar este botón se cerrará la barra de menú sin crear ninguna caja de contenido.
Finalizado el texto ingresado, presione Guardar (Icono con forma de disquete) que se encuentra en la parte inferior derecha de la caja de contenido.
Para agregar títulos del tipo 1, 1.1, 1.1.1, se debe agregar en cada uno de los números.
Por ejemplo: Para agregar un punto 1.1, el contenido debe ser agregado en + Agregar en 1 y no en el título principal.
Es posible que al finalizar la edición de un documento, éste permanezca restringido a su uso (no ocurre si se cambió de estado o si se añadió contenido a la bitácora, solo en el caso de guardar el contenido de la edición). Esto significa, que el documento no podrá ser editado por otros usuarios de la Plataforma hasta que sea liberado por usted.
De todas formas es fácilmente verificable si se accede a la vista principal de Documentos, donde se indica la información de los últimos editores o en este caso En uso por.
Ante este escenario, si el documento está en uso por usted, seleccione la casilla de la izquierda del documento, haga clic derecho, opción liberar, ó desde el botón Más, opción liberar.
Tras realizar esta acción, el documento quedará liberado y podrá ser editado por otros usuarios que tengan los permisos correspondiente.
Editar el título de un documento
Para realizar las acciones referidas en este instructivo, usted debe contar con los privilegios necesarios sobre el documento. Para más información contacte a un Administrador Antirion.
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Marque el documento al que desea editar su título. Puede buscarlo usando el buscador o el menú lateral y seleccionando marcando la casilla correspondiente.
Tras esto, podrá ver en la parte superior distintos botones, haga clic en Más y luego la opción Cambiar nombre.
Se abrirá una ventana donde podrá ingresar el nuevo título del documento. Cuando esté seguro de los cambios haga clic en Aceptar.
También es posible realizar está acción directamente en la ventana de edición del documento, dando clic sobre el nombre del mismo.
Editar la asignación Empresa/Contratista de un Subdocumento
Para realizar las acciones referidas en este instructivo, usted debe contar con los privilegios necesarios sobre el documento. Para más información contacte a un Administrador Antirion.
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Marque el subdocumento al que desea editar su asignación Empresa/Contratista. Puede buscarlo usando el buscador o el menú lateral y seleccionarlo marcando la casilla correspondiente.
Tras esto aparecerán en la parte superior distintos botones, haga clic en Más y luego la opción Cambiar nombre.
Se abrira una ventana, donde puede seleccionar Empresa o Contratista según sea el caso.
Cuando esté seguro de los cambios haca clic en Aceptar.
Dentro de la ventana de edición del documento también cuenta con la opción de editar la asignación haciendo clic en el título del mismo.
Considere que solo es posible cambiar la asignación de los Subdocumentos.
Eliminar un documento
Para realizar las acciones referidas en este instructivo, usted debe contar con los privilegios necesarios sobre el documento. Para más información contacte a un Administrador Antirion.
Ingrese al ambiente Integrado, módulo Documentos, sub-módulo Gestión Documental.
Puede buscarlo usando el buscador o el menú lateral y seleccionando marcando la casilla correspondiente.
Tras esto aparecerán en la parte superior izquierda distintos botones, haga clic en Más y luego seleccione la opción Eliminar, o directamente haciendo clic sobre el botón Eliminar (ícono con forma de basurero).
En el cuadro que se despliega confirme la eliminación del documento.