Algunas de la orientaciones que se indican a continuación corresponden a funcionalidades ya incluidas en el software, mientras que otras solo son recomendaciones de buenas prácticas. Por ello, es importante que estas últimas sean adaptadas a los procesos de gestión propios de la organización, de acuerdo con su propia realidad.
Introducción
La Plataforma ANTIRION es un Servicio Web especialmente diseñado para administrar riesgos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, además de todos aquellos aspectos asociados a los ámbitos de Calidad, Comunidad y Activos que pueden verse afectados por situaciones de riesgo, sobre el que las organizaciones pueden basar sus propios sistemas de gestión de riesgos.
El presente artículo presenta el funcionamiento integral de la Plataforma ANTIRION y lo hace desde una perspectiva global, sin entrar en los detalles de la misma, que son abundantes, a fin de que los futuros administradores del software puedan apreciar cómo está pensado este conjunto de herramientas de gestión, cuáles son sus fundamentos técnicos y cómo se pueden integrar de manera fluida a procesos de trabajo ya en marcha.
Arquitectura Básica
La Plataforma ANTIRION está compuesta por una Interfaz Web y una Aplicación Móvil, distinguiéndose dos flujos de trabajo principales para el usuario final: uno correspondiente al uso de la Plataforma a través de un navegador de internet (web browser) y otro correspondiente al uso de la Plataforma a través de un dispositivo móvil (smart phone, tablet).
La Plataforma ANTIRION está conformada por un completo conjunto de módulos de procesamiento de la información sobre el que las organizaciones contratantes del Servicio pueden basar sus propios Sistemas de Gestión de Riesgos.
El punto de partida de este recorrido comienza con una mirada a la estructura del modelo integrado de gestión que emplea la Plataforma Antirion para abarcar, bajo una misma aplicación, los temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Para ello, la arquitectura del software busca reflejar, de la manera más completa posible, el modelo de mejoramiento continuo basado en el Ciclo de Deming e impulsado por los estándares internacionales ISO 9001 (Sistemas de Gestión de la Calidad), ISO 14001 (Sistemas de Gestión Ambiental) e ISO 45001 (Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo), simbolizado por el diagrama que se indica en la figura 3.
Ámbitos de Gestión y Flujos de Información
Los ámbitos de gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA), han sido implementados en la Plataforma Antirion sobre la base de modelos operacionales del flujo de información que son propios de sus quehaceres técnicos, pero diseñados teniendo como objetivo lograr la mayor capacidad de integración posible con los otros ámbitos de gestión y con entradas y salidas de datos que hacen posible insertarlos de manera natural al ciclo de mejoramiento continuo indicado en la figura 1.
Flujos de información principales de la gestión en Seguridad
El diagrama siguiente muestra las funcionalidades principales del software para la gestión de la Seguridad y sus flujos de información asociados.
En este modelo de datos se distinguen varios sistemas de información, interrelacionados entre sí:
- El primero de ellos es la columna vertebral del proceso de gestión de Seguridad, la que está conformada por los módulos de Peligros/Riesgos, Controles y Programas, columna que se sostiene en el Mapa de Procesos de Seguridad y en el Mapa Organizacional.
- El segundo es el sistema que recoge los Requisitos Legales, Normativos y el Know-How Operacional de la organización y los ordena en Controles Operacionales, Checklists y Documentos.
- El tercero es el Sistema de Reportabilidad, conformado por los módulo de Incidentes y Hallazgos.
Las flechas indican la dirección principal que tienen los flujos de información y el símbolo del teléfono móvil señala qué módulos tienen una versión operativa en la Aplicación Móvil del Servicio.
Flujos de información principales de la gestión en Salud
El diagrama siguiente muestra las funcionalidades principales del software para la gestión de la Salud Ocupacional y sus flujos de información asociados.
Los sistemas que conforman este modelo de datos son muy similares al modelo anterior, y solo se diferencian en lo que es específico de la gestión de Salud:
- La columna vertebral del proceso de gestión de Salud está conformada por los módulos de Agentes/Factores de Riesgos, Controles y Programas, columna que se sostiene en el Mapa de Procesos de Salud Ocupacional y en el Mapa Organizacional.
- Luego está el sistema que recoge los Protocolos Minsal, Requisitos Legales y Normativos y el Know-How Operacional de la organización y los ordena en Controles Operacionales, Checklists y Documentos.
- Por último está el Sistema de Reportabilidad, conformado por los módulo de Incidentes y Hallazgos.
Flujos de información principales de la gestión en Medio Ambiente
El diagrama siguiente muestra las funcionalidades principales del software para la gestión de Medio Ambiente y sus flujos de información asociados.
Al igual que en los dos modelos anteriores, los sistemas que conforman este modelo de datos comparten con los otros varias funcionalidades y se diferencian en lo que es específico de la gestión del Medio ambiente:
- Una parte fundamental de este modelo es el sistema de Requisitos Ambientales pues conforma el corazón de la gestión ambiental.
- Operacionalmente la gestión Ambiental está conformada por los módulos de Aspectos/Impactos, Controles y Programas, procesos que se sostienen en el Mapa de Procesos de Medio Ambiente y en el Mapa Organizacional.
- Los Requisitos Normativos y el Know-How Operacional de la organización se ordenan en Checklists y Documentos.
- Por último está el Sistema de Reportabilidad, conformado por los módulo de Incidentes y Hallazgos.
Flujos de información del modelo integrado de gestión
Los modelos de flujos de información anteriores comparten varias funcionalidades que son operacionalmente idénticas y que sólo se diferencian en el tipo de contenidos que administran. Por ello es natural diseñar la gestión de todos estos ámbitos de manera integrada, según indica el diagrama siguiente.
En esta imagen casi simétrica, se puede apreciar con mayor nitidez los sistemas de información compartidos entre los diferentes ámbitos de gestión.
Primero están los soportes brindados por los Mapas de Procesos y Organizacional. Los Mapas de Procesos definen los indicadores técnicos de la gestión, mientras que el Mapa Organizacional define los indicadores de desempeño de las personas que operan en los sistemas de gestión.
Una de las ventajas de integrar sistemas de información que comparten un fundamento común, y que no siempre se destaca lo suficiente, es que permite disponer de pantallas de trabajo similares entre los diferentes módulos, lo que facilita el uso del software por parte de los usuarios. Esta característica acelera la adopción del software y elimina las barreras de entrada con las que se tiene que lidiar cuando los usuarios tienen que tratar con diferentes plataformas para gestionar su información.
Desde una perspectiva funcional, el Modelo Integrado de Gestión está conformado por cuatro elementos principales:
Este elemento se representa enmarcando en la caja gris del diagrama, los Módulos específicos propios de cada ámbito de gestión SSOMA.
Este elemento está compuesto por el Módulo de Incidentes y el Módulo de Hallazgos, a la izquierda y a la derecha del diagrama respectivamente, el que permite sistematizar la reportabilidad de incidentes y hallazgos sobre una base normalizada que acoge, en un mismo ambiente de trabajo, los incidentes y hallazgos que se generan en los diferentes ámbitos de gestión SSOMA.
Este elemento se representa por la cajita de color azul oscuro, en la parte inferior de la figura 2. El Módulo Programas concentra la actividad de las personas en una sola herramienta informática, la que actúa como una especie de ventanilla única para la administración de los programas que se generan en diferentes ámbitos de gestión SSOMA.
Este elemento se representa por íconos de organigramas en la parte superior e inferior de la figura 2. Permiten organizar completamente la gestión de riesgos de acuerdo con las necesidades específicas de la compañía antes de implementar el trabajo de terreno. Esta característica esencial del software facilita enormemente la gestión del aporte de trabajo de las personas, así como de los aspectos puramente técnicos de la gestión de riesgos, al separar debidamente los indicadores de desempeño en dos ámbitos: personas y procesos.
Organización de la Gestión en Base a Mapas Organizacional y de Procesos
Los Mapas Organizacional y de Procesos son el corazón de la integración de las herramientas de gestión en el software pues reducen a un denominador común la complejidad que implica tratar, al mismo tiempo, con ámbitos de gestión tan diversos como Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y, eventualmente, Calidad y Comunidades.
Coloquialmente hablando, las funcionalidades principales de estas herramientas son separar el Quién del Dónde. El Mapa Organizacional se ocupa del Quién, mientras que el Mapa de Procesos se ocupa del Dónde.
Los Módulos de la Plataforma que interactúan con estas herramientas son aquellos que necesitan identificar el lugar de ocurrencia de un evento o la persona responsable de llevar a cabo una actividad, como por ejemplo:
- Inventariado de peligros, riesgos y controles.
- Programación de actividades personalizadas.
- Registro de hallazgos.
- Investigación de incidentes.
- Verificación de controles de riesgos críticos.
- Verificación de estándares operacionales mediante inspecciones planeadas.
- Etc.
Las estructuras creadas en los Mapas no se fijan para siempre. Se pueden modificar cuando se desee, de acuerdo con las necesidades organizacionales y de procesos de la compañía.
Mapa Organizacional
El Mapa Organizacional tiene como objetivo principal crear un organigrama de las personas que tienen responsabilidades de gestión en el sistema de gestión de riesgos de la compañía. Esta herramienta permite que, por ejemplo, al asignar tareas derivadas de la investigación de incidentes o del registro de hallazgos o al crear programas de trabajo a personas específicas, se pueda realizar una medición jerarquizada de los indicadores de desempeño asociados, de acuerdo con la estructura jerárquica del Mapa Organizacional.
Sin el uso de esta herramienta, la medición del desempeño del cumplimiento de tareas o de programas solo se puede hacer persona a persona y no en forma jerarquizada.
Es decir, al navegar por los indicadores de desempeño de cumplimiento de programa en esencia se está navegando por la ruta que define el Mapa Organizacional
Las siguientes son algunas de las preguntas se pueden responder usando las herramientas que emplean este Mapa:
- ¿Cuántas actividades totales se han programado para este mes en toda la compañía?
- ¿Qué áreas de la compañía exhiben el mejor cumplimiento de programa? ¿Cuáles el peor?
- Como jefe de un área quiero saber ¿qué personas no han cumplido con su programa a la fecha?
- Como gerente de un área quiero saber si se están acumulando las actividades para ser cumplidas a fin de mes.
- ¿Cuántas tareas asociadas a incidentes faltan por cumplir?
- ¿Cuántas tareas asociadas a hallazgos se han cumplido este mes?
- Etc.
Mapa de Procesos
El Mapa de Procesos tiene como objetivo principal describir en forma jerárquica los diferentes procesos de transformación de la compañía, con la flexibilidad suficiente como para diferenciar en él los ámbitos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente si así se desea hacer, y con la posibilidad adicional de incluir procesos de gestión tales como Calidad, Comunidades y Activos.
El Mapa de Procesos permite asociar, en sus diferentes niveles, toda la información técnica de la gestión de riesgos: peligros, riesgos, controles, hallazgos, incidentes, riesgos críticos, inspecciones, etc., y crear así indicadores técnicos de la gestión.
Al definir una estructura para el Mapa de Procesos se está definiendo implícitamente, cómo se desean estructurar los indicadores técnicos de la gestión.
Para aclarar mejor esta aseveración, las siguientes son algunas de las preguntas se pueden responder usando los módulos que emplean este Mapa:
- ¿Qué área concentra la mayor cantidad de peligros críticos o de mayor riesgo?
- ¿Cuántos controles han sido definidos para las tareas de una operación particular?
- ¿Qué procesos no tiene controles críticos asignados?
- ¿Cuántos incidentes han ocurrido en un proceso particular en los últimos 6 meses?
- ¿Cuántos hallazgos de seguridad se han registrado en el último mes en toda la compañía?
- ¿Cuántos desvíos mensuales se registran en relación con el buen mantenimiento de equipos críticos?
- Etc.
Para una revisión detallada de la creación y administración de los Mapas Organizacional y de Procesos, favor consultar los siguientes artículos:
A continuación revisaremos globalmente el rol que cumplen los tres módulos que son de uso transversal en cada ámbito de gestión: Programas, Hallazgos e Incidentes. Detalles de la funcionalidad de cada uno de estos módulos se encuentran en las siguientes secciones:
- Programación de Actividades
- Registro de Hallazgos
- Investigación de Incidentes
Módulo Programas
Una condición necesaria para que un sistema de gestión tenga éxito es que las personas que tienen responsabilidades en los procesos realicen sus tareas oportunamente y con la calidad y consistencia técnica que es requerida. Una proporción mayoritaria de estas tareas se ordena en torno a Programas Personalizados de Actividades, pues de esta forma se pueden distribuir los recursos disponibles en relación con los objetivos que persigue el sistema de gestión de riesgos.
Es decir, el correcto funcionamiento de un sistema tal depende sensiblemente de que los programas de actividades se cumplan correctamente. Por esta razón la Plataforma Antirion es programa-céntrica: todas las tareas que se desprenden de los ámbitos de gestión que la compañía está abordando y que deben formar parte de un programa pueden (y deben) registrarse en el Módulo Programas, asignando responsabilidades por su cumplimiento a personas específicas con referencia al Mapa Organizacional de la compañía.
El empleo de este mapa genera una estructura jerárquica de navegación a través de los diferentes niveles de Unidades, Jefaturas y Staff, lo que permite disponer de indicadores de desempeño que evidencian la marcha del sistema de gestión integrado, desde una vista panorámica hasta una vista de detalle persona a persona.
En la figura 2 las flechas que van desde los ámbitos de gestión de Seguridad, Salud y Ambiente hacia la cajita Programas son un indicador de esta característica de la Plataforma Antirion, donde cada ámbito puede descargar en el Módulo Programas las actividades que les son propias.
La figura 3 es un ejemplo de la vista principal de los indicadores de desempeño de cumplimiento de programa de la empresa Minera Oceánica Sur Ltda (una empresa ficticia para efectos de ejemplificación). La parte superior corresponde al sistema filtros que permite seleccionar y combinar diferentes categorías de información, y la parte inferior muestra los indicadores de desempeño de Avance Lineal Diario y Avance Neto Mensual para cada nivel del Mapa Organizacional mostrado en la primera columna.
Cada ítem de este mapa está enlazado con su nivel jerárquico inferior, de modo que al hacer click sobre cualquiera de ellos, se muestra el estado de los indicadores de desempeño del siguiente nivel. La persona (ficticia) que aparece al final de la primera columna es el jefe de la unidad indicada en el encabezado de la columna, en este caso, Minera Oceánica del Sur Ltda. Al hacer click sobre ese enlace se abre el programa correspondiente a esa persona.
Las actividades de programa se pueden agrupar en cuatro categorías conceptuales principales:
- Actividades de implementación de los controles definidos para cada ámbito de gestión.
- Actividades de capacitación con respecto a la aplicación de tales controles.
- Actividades de vigilancia cíclica para verificar la aplicación de dichos controles y si estos siguen siendo adecuados a lo que buscan controlar.
- Actividades cíclicas de super-vigilancia, las que se realizan en forma de auditorías, revisión de la gestión, etc.
Los usuarios administradores de la compañía pueden crear todos los tipos de actividades que deseen, asignándoles nombres a elección. Así por ejemplo, se pueden crear actividades tales como Inspecciones Planeadas, Observaciones del Trabajo, Auditorías Operativas de Estándares, Charlas de 5 Minutos, etc. Por lo general, cada actividad que la compañía cree caerá en algunas de las categorías anteriores.
Las actividades personales de un programa de actividades también pueden consultarse y cerrarse desde la Aplicación Móvil, directamente en terreno, sin tener que hacerlo desde un computador. Para más detalles consulte los artículos en la sección Uso de Aplicación Móvil.
Módulo Hallazgos
En particular, las actividades de vigilancia cíclica permiten identificar desvíos de los estándares operacionales que la compañía haya establecido, así como de los estándares reglamentarios que ésta debe cumplir. Estos desvíos se registran en el Módulo Hallazgos, lo que se puede hacer directamente desde el Módulo Programas cuando el usuario está registrando la actividad en un computador (sin tener que cambiarse de módulo). Por esta razón hay una flecha que va desde la cajita Programas hacia la cajita Hallazgos en la Figura 2.
Cuando la información del desvío es procesada en el Módulo Hallazgos, pueden surgir correcciones o modificaciones relacionadas con cualquier aspecto de la gestión de riesgos SSOMA que está integrada en el software. Algunas de estas correcciones o modificaciones pueden realizarse directamente desde el Módulo Hallazgos, sin tener que cambiar de ambiente de trabajo, mientras que otras deberán realizarse directamente en el módulo correspondiente. En cualquier caso esa es la razón por la que hay una flecha que conecta la cajita Hallazgos con el marco general de color gris que encierra el núcleo preventivo y de gestión SSOMA, y otra que lo conecta devuelta con la cajita Programas.
El registro de hallazgos es, por defecto, un proceso de 4 Etapas:
- Identificación
- Clasificación
- Análisis Causal
- Plan de Acción
Dependiendo del tipo de hallazgos y su criticidad, esas 4 Etapas pueden ser reducidas a un mínimo de dos. La figura 4 muestra la etapa 1 de un ejemplo de registro de hallazgo cuando éste se realiza fuera de un programa de actividades.
Cada hallazgo que se registra en el Módulo Hallazgos puede tener una ubicación en el Mapa de Procesos de la compañía (del que hablaremos en la siguiente sección), si es que la compañía así lo decide. Dicha ubicación se registra en la sección que se encuentra abajo, a la izquierda de la figura 4 en base a tres registros: el Proceso general donde se ubica el hallazgo, la Operación donde este ocurre y la Tarea que se estaba realizando, en caso de corresponder.
Por ello podemos decir que en la Plataforma Antirion se puede implementar directamente el principio de gestión que establece que no hay desvíos sin dueño y que, en consecuencia, no hay un desvío sin un responsable que se haga cargo de él.
Se pueden crear hallazgos desde la Aplicación Móvil, directamente en terreno sin tener que hacerlo desde un computador. Para más detalles consulte los artículos en la sección Uso de Aplicación Móvil.
Módulo Incidentes
El Módulo Incidentes, por su parte, opera de manera muy similar al Módulo Hallazgos, excepto por dos aspectos esenciales:
- No hay actividades de programas que vayan desde el Módulo Programas al Módulo Incidentes (ya que la investigación de incidentes no se programa), pero sí en la dirección contraria (toda investigación de incidente genera actividades de programa).
- La capacidad del Módulo Incidentes para realizar un análisis causal de lo acontecido mediante las metodologías de Árbol Causal o ICAM sobrepasa largamente la capacidad que tiene el Módulo Hallazgos para lo mismo.
La investigación de incidentes puede realizarse hasta en 11 Etapas, dependiendo del tipo de incidente y de su gravedad.
La cantidad de etapas a cubrir para cada tipo de incidente y para cada tipo de criticidad puede ser configurada por la compañía de acuerdo con sus necesidades y sus propias políticas internas.
Cuando se establecen las causas de un incidente, en cualquiera de sus niveles de profundidad, y éstas son procesadas en los campos de información del Módulo Incidentes, pueden surgir correcciones o modificaciones relacionadas con cualquier aspecto de la gestión de riesgos SSOMA que está integrada en el software. Algunas de estas correcciones o modificaciones pueden realizarse directamente desde el Módulo Incidentes, sin tener que cambiar de ambiente de trabajo, mientras que otras deberán realizarse directamente en el módulo correspondiente. Por esta razón las flechas que salen de la cajita Incidentes van hacia el Módulo Programas y hacia el núcleo preventivo y de gestión de SSOMA enmarcado en la caja gris.
Asimismo, cada incidente que se registra en el Módulo Incidente tiene una ubicación en el Mapa de Procesos de la compañía, según indica la figura 6.
Por ello podemos decir que en la Plataforma Antirion se puede implementar directamente el principio de gestión que establece que no hay incidentes sin dueño.
Los Módulos de Incidentes y Hallazgos conforman un sistema de reportabilidad completa de incidentes y desvíos y operan en forma casi simétrica respecto de su relación con los otros módulos del sistema de gestión integrado de la Plataforma Antirion, según se muestra en la figura 2.
Sin embargo, la característica más relevante de la operación de ambos módulos, es que le proporcionan a la compañía una herramienta concreta y simple de usar para gestionar el mejoramiento continuo de la gestión de riesgos SSOMA.
Mejoramiento Continuo
La figura 7 muestra los ciclos de mejoramiento continuo que se desprenden de la gestión de hallazgos e incidentes: mejoramiento continuo de la gestión operacional que proporciona el Módulo Hallazgos y mejoramiento continuo de las lecciones aprendidas que proporciona el Módulo Incidentes.
Mejoramiento continuo de la gestión operacional
Este tipo de mejoramiento es el que ocurre en el día a día de una operación industrial y es el que produce pequeñas mejoras que se acumulan para dar lugar a grandes resultados. Cuando se procesa información técnica de gestión de riesgos en cualquiera de los ámbitos de gestión, el resultado son controles de algún tipo asociados con estándares de operación y estándares reglamentarios que la gente de operaciones y la línea de supervisión deben aplicar en sus labores diarias. En la Plataforma Antirion estos controles pueden dar lugar a Check-Lists o instrumentos similares (dependiendo del ámbito de gestión) los que son verificados en terreno, tanto por operadores como por la línea de supervisión. Cuando estas verificaciones pesquisan algún tipo de desvío, entonces se registran en el Módulo Hallazgos a partir del cual se crean las respuestas de mejoras o de corrección, puntuales o en base a programas de actividades, todo lo cual pasa a conformar el mejoramiento continuo de la gestión operacional.
Este tipo de mejoramiento continuo es muy dinámico y está muy bien señalado mediante indicadores de desempeño ad-hoc que los usuarios pueden consultar en cualquier momento, sin tener que esperar, en la gran mayoría de los casos, hasta fin de mes para ello.
Mejoramiento continuo de las lecciones aprendidas
Este tipo de mejoramiento es el que ocurre tras la investigación de un accidente que ha arrojado conclusiones causales que se llevan a programas de actividades. Tales programas contienen indicadores de desempeño por defecto que los usuarios pueden consultar en cualquier momento. Sin embargo, adicionalmente a estos indicadores tradicionales, la Plataforma Antirion ofrece además un sub-módulo para gestionar directamente las lecciones aprendidas tras la ocurrencia de un incidente. Este sub-módulo recoge las principales conclusiones de la investigación y las distribuye a través de la organización mediante una encuesta de aplicación. Las respuestas que indican que las lecciones son aplicables a un proceso en particular, se ingresan a un sistema de seguimiento a través del cual se generan los indicadores de desempeño correspondientes que verifican la eficacia de las lecciones aprendidas.
Este tipo de mejoramiento continuo es menos dinámico que el que proporcionan los hallazgos (ocurre con mucho menos frecuencia), pero normalmente es más profundo y de mayor alcance y, cuando se realiza bien, proporciona beneficios de largo plazo a la compañía. La Plataforma Antirion busca que dichos beneficios sean tangibles al proporcionar diferentes herramientas para que los usuarios puedan cosecharlos de forma efectiva.