Para realizar las acciones referidas en este instructivo, usted debe contar con los permisos necesarios. Contacte a su Administrador Antirion para más información.
Introducción
Un Mapa Organizacional es un árbol jerarquizado del personal que trabaja en la compañía compuesto por Unidades, Jefaturas y Staff, y comprende desde el primer al último nivel de las personas que trabajan en ella y que tienen responsabilidades de gestión.
El modelo integrado de gestión de la Plataforma Antirion se basa en la premisa que la compañía puede organizar el desempeño de la gestión de riesgos en base a un Mapa Organizacional.
Las reglas para la creación de un Mapa Organizacional son cuatro:
- Los nodos principales del mapa son las Unidades.
- Cada Unidad debe tener una Jefatura asociada.
- Las Unidades pueden o no tener personal Staff asociado.
- Un usuario registrado como Staff no puede tener personal bajo su dependencia.
El diagrama de la figura 1 es una representación conceptual de un Mapa Organizacional.
Los círculos representan Unidades, la letra al interior de un círculo representa el nombre de la Jefatura a cargo de la Unidad y los cuadrados representan personal Staff.
Indicadores de Desempeño
Las reglas descritas permiten una navegación en cascada por los diferentes niveles jerárquicos del Mapa Organizacional, con lo que se pueden verificar diferentes tipos de indicadores de desempeño asociados a personas. Estos indicadores pueden visualizarse también en forma agregada, según se ejemplifica en la figura 3 para la empresa ficticia Minera Oceánica Sur Ltda.
La forma en cómo la compañía defina sus Mapas Organizacional y de Procesos define, a su vez, una proporción importante de los KPI técnicos que miden el éxito de la gestión de riesgos.
La figura 2 sugiere cómo se pueden llevar indicadores de desempeño técnicos que se generan en el Mapa de Procesos hacia el Mapa Organizacional y asignárselos a los responsables correspondientes. Del mismo modo, indicadores de desempeño generados en el Mapa Organizacional pueden asociarse con algunos de los procesos del Mapa de Procesos.
Lo relevante de este proceder es que una vez creados los Mapas Organizacional y de Procesos y una vez establecidos los vínculos entre estos Mapas, la creación de indicadores de desempeño es automática, relevando a los usuarios administradores de la pesada carga de tener que generar periódicamente indicadores de desempeño bajando los datos generados en la Plataforma a planillas Excel.
En conclusión, si la Gestión de Riesgos SSOMA se organiza en base a uno o más Mapas de Procesos y en torno a un Mapa Organizacional, se obtienen los mejores beneficios de la Plataforma Antirion como herramienta de gestión.
Administración de la Estructura del Mapa
El organigrama pertenece a la empresa mandante, por tanto la unidad inicial corresponde al nombre de la empresa mandante.
- Agregar Subunidad
- Editar Subunidad
- Eliminar Subunidad
- Mover Subunidad
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic derecho sobre la unidad donde desea agregar una nueva subunidad.
- En el menú desplegado haga clic sobre la opción Agregar subunidad
- Se desplegará una ventana, donde deberá ingresar el nombre de la unidad y también puede ingresar el usuario responsable de dicha unidad.
- Una vez ingresada la información requerida, haga clic en Agregar subunidad.
La nueva unidad agregada quedará dependiendo directamente de la unidad sobre la que se agregó la subunidad y será visualizado en el organigrama.
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic derecho sobre la unidad que desea editar.
- En el menú desplegado seleccione la opción Editar unidad.
- Se desplegará una ventana donde deberá ingresar el nuevo nombre de la unidad.
- Finalmente, haga clic en Guardar edición.
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic derecho sobre la unidad a eliminar.
- En el menú desplegado haga clic en Eliminar Unidad.
- Se desplegará una ventana donde debe seleccionar la opción Eliminar.
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic derecho sobre la unidad que desea editar.
- En el menú desplegado seleccione la opción Mover unidad.
- Se desplegará una ventana donde deberá seleccionar la unidad de destino.
- Confirme dicha acción y haga clic en Mover.
Agregar subunidades a una Unidad de forma masiva
Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional.
Agregue las subunidades de forma masiva haciendo clic derecho sobre una Unidad en particular y seleccione Agregar subunidades masivo.
Podrá ingresar todas las subunidades que desee, separándolas por un salto de línea.
Al hacer clic en Siguiente, se le mostrará una vista previa de las unidades a agregar, donde puede modificar el nombre y/o agregar otras subunidades.
Cuando este conforme con la lista, de clic en Guardar.
Administración de Usuarios en el Mapa
- Asignar responsable
- Eliminar responsable
- Agregar staff
- Eliminar staff
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Ubique la unidad correspondiente clic derecho sobre ella.
- En el menú desplegado haga clic sobre la opción Agregar responsable.
- Se desplegará una ventana donde podrá seleccionar el usuario responsable de dicha unidad.
- Finalmente, haga clic en Guardar selección.
El nuevo responsable de la unidad aparecerá bajo el nombre de la unidad en el Mapa Organizacional.
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic derecho sobre la unidad a la cual desea quitar el responsable actual.
- En el menú desplegado seleccione Editar unidad.
- Se desplegará una ventana donde podrá ver el nombre de la unidad y una lista de usuarios.
- En la lista de usuarios, elija la opción Seleccione usuario.
- Finalmente, de clic en Guardar edición.
La unidad en el organigrama se visualizará con la leyenda Sin responsable asignado.
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic derecho sobre la unidad donde desea agregar el usuario staff. El usuario dependerá directamente de dicha unidad.
- En el menú desplegado haga clic en Agregar staff.
- Se desplegará una ventana donde debe seleccionar el usuario a agregar.
- Finalmente, de clic en Agregar staff.
El staff se visualizará con un color diferente a las cajas de las unidades en el Mapa Organizacional.
- Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la opción Diagrama, que se encuentra en el menú vertical a la izquierda de la pantalla.
- Haga clic derecho sobre el usuario staff a eliminar.
- En el cuadro que se despliega haga clic en Eliminar staff.
- Finalmente presione Eliminar.
El usuario ya no se visualizará en el Mapa Organizacional.
Asignar usuarios staff a una Unidad en forma masiva
Para empezar, seleccione el módulo de Administración (ícono con forma de engranaje), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En el menú que se despliega seleccione la opción Mapa Organizacional. Seleccione la vista Diagrama, en el menú vertical que se encuentra a la izquierda de la pantalla.
Ubique la unidad a la que desea asignar los usuarios y de clic derecho sobre ella y seleccione la opción Agregar Staff, en el recuadro que se despliega encontrará en la parte inferior un mensaje “Si desea agregar masivamente presione aquí“, haga clic en el enlace.
Esto lo llevará al listado de usuarios donde podrá seleccionar todos los usuarios que desee sean parte del staff de alguna Unidad en particular. Los usuarios deben pertenecer a la empresa mandante.
En la ventana que se despliega especifique la unidad dentro del Mapa Organizacional a la cual desea asignar los usuarios.
Al hacer click en Aceptar se completará la operación.
Si alguno de los usuarios que seleccionó ya pertenecían como staff o responsables de otras unidades, se desasociarán de ellas y quedaran como staff de la nueva Unidad.